Voordat u de EvenementAssistent voor uw gemeente kunt gebruiken, moet u het beleid van uw gemeente invoeren. Hoe dat moet, bespreken we hier.
Noodzaak
De aanvraag-Regelhulp van de EvenementAssistent gebruikt de configuratie van uw beleid. Als uw beleid niet correct is opgenomen, kan de aanvraag-Regelhulp niet goed werken en kunt u onjuiste of onvolledige meldingen of aanvragen evenementenvergunning ontvangen.
Overzicht
De configuratie van uw beleid in de EvenementAssistent bestaat uit de volgende onderdelen:
Onderdeel |
Functie |
Introductietekst in de Regelhulp van uw gemeente. |
|
De speciale link om de EvenementAssistent te starten met alle instellingen van uw gemeente. |
|
Configureren basisinstellingen en behandelaanpak resultaat. |
|
Uw geluidsnormen opgeven. |
|
Uw criteria voor de verkorte uitvraag. |
|
Extra vragen aan de Regelhulp toevoegen. |
|
Bepaalde vragen van de Regelhulp uitschakelen. |
|
Extra instellingen |
Voor elke gemeente die meedoet met de EvenementAssistent is er een speciale startpagina. Door de link naar deze eigen startpagina te gebruiken, toont de EvenementAssistent de introtekst van uw gemeente. Daarnaast is in de Regelhulp een aantal vragen al vooringevuld en staat de kaartweergave al ingezoomd op het grondgebied van de gemeente.
U wijzigt de introtekst als volgt:
Stap |
Handeling |
1 |
Ga in het Dossier naar menu Beheer en dan Ons Beleid. |
2 |
Klik op tabblad Intro. |
3 |
Wijzig de tekst naar eigen inzicht. |
4 |
Klik op Bewaren |
5 |
Klik op de deeplink onder de introtekst om het effect te controleren. NB. Deze link kunt u op uw website gebruiken om te verwijzen naar de EvenementAssistent. |
Zie voor tips: Dossier: Werken met de ingebouwde tekstverwerker
Bij het gebruik van de EvenementAssistent is het de bedoeling dat u uw huidige formulieren vervangt door de aanvraagRegelhulp van de EvenementAssistent. Op het tabblad Intro van menukeuze Ons Beleid staat de specifieke link voor uw gemeente. Zie voor meer informatie “De EvenementAssistent op uw website”.
In de EvenementAssistent is een uitvoerige risicoscan opgenomen. Deze is gebaseerd op ruim 60 risicofactoren. Lees ook "Werken met de Risicoscan".
Twee aspecten van de Risicoscan kunt u voor uw gemeente configureren:
Aspect |
Toelichting |
Grenswaarde bezoekers |
Voor de risico niveaus Type B en C kunt u de grenswaarden van het aantal aanwezigen opgeven. Standaard staan deze op 5.000 voor Type B en 10.000 voor Type C. Dat betekent dat een evenement met 5.000 bezoekers altijd minimaal een Type B is en bij 10.000 bezoekers altijd type C. |
Aanvraagsoort of Behandelaanpak |
Bij een zogenaamde “verkorte uitvraag” en bij een Type A evenement kunt u aangeven of deze alleen een meldingsplicht hebben of dat een vergunning noodzakelijk is. Standaard staat deze bij een “verkorte uitvraag” op Melding en bij Type A op “Vergunning”. |
Vul hiertoe de gewenste instellingen in en klik op 
In de aanvraagRegelhulp is een vraag opgenomen over het aantal decibel van de muziek op de dichtstbijzijnde geluidsgevoelige gevel. Als uw gemeente bepaalde geluidsnormen hanteert kunt u hier aangeven welke dat zijn. Er zijn vier normen beschikbaar. Het gebruik van meerdere normen is vooral nuttig als u gebruikt maakt van de extra module “bezettingenbeheer” (Zie bijlage 1). Gebruikt u minder normen dan kunt u bij de overige 0 invullen.
Stap |
Handeling |
1 |
Ga in het Dossier naar menu Beheer en dan Ons Beleid. |
2 |
Klik op tabblad Geluid. |
3 |
Wijzig de normen |
4 |
Klik op Bewaren |
Toelichting
Als een evenementenmaker in de Regelhulp kiest voor een geluidsnorm B, C of D dan volgt een open vraag over het aantal db(C). Vult men hier een niveau in dat hoger is dan in uw configuratie, dan geeft de Regelhulp aan dat het niveau te hoog is. Men kan dan niet verder met de aanvraag, totdat het db(C) niveau binnen de door u gestelde grenzen valt.
Ook bij een db(A) niveau boven de hoogste ingevulde norm kan men niet verder. Dan is het geluidsniveau dusdanig dat er nooit een vergunning voor verleend zal worden.
Let op! U hoeft niet alle normen in te vullen. Als u maar één norm hanteert, vult u alleen A in en de overige allemaal op 0.
Voor een eenvoudig buurtfeest zonder bijzonderheden zijn een aantal vragen in de EvenementAssistent niet van toepassing. In deze gevallen spreken we van een verkorte uitvraag. Hiervan is sprake als een evenement voldoet aan onderstaande eisen. Een * betekent dat u deze waarde voor uw gemeente naar keuze kunt instellen.
Voorwaarden voor verkorte uitvraag:
1.Het gaat om een straat-, buurt of barbecuefeest.
2.Maximaal 50* personen.
3.In één gemeente.
4.Op één locatie.
5.Geen route.
6.Duurt maximaal 1 dag.
7.De begin- en eindtijden van het evenement vallen binnen de Kort-uitvraag-tijden* van de gemeente.
8.De begin- en eindtijden van eventuele muziek vallen binnen de Korte-uitvraag-muziektijden* van de gemeente.
9.Nood- en hulpdiensten hebben vrije toegang.
10.Er is géén (of beperkte) sprake van versterkte muziek/spraak.
11.Er staan géén tenten, podia of andere bouwwerken groter dan 10m2*.
12.Er is géén sprake van verkoop van alcohol.
13.Er is géén sprake van een kansspel.
14.Er is géén sprake van een dag- of nachtverblijf.
15.Het evenement vindt niet plaats op een weg.
16.Er is géén sprake van het afsluiten van een weg.
17.Men plaatst géén WC of douches.
18.Men regelt geen beveiliging.
19.Men regelt geen EHBO.
20.Het buurtfeest is niet omheind.
21.Men plaatst geen speeltoestellen, kermisattracties, aggregaten, brandstofopslag, geluidstorens, lichtmasten, marktkramen of andere voorwerpen.
22.De locatie past men niet fysiek aan.
23.Er is géén sprake van waterverneveling.
24.Men gaat géén van de volgende activiteiten uitvoeren: ballonnen oplaten, lasershow, Zeppelin, Activiteiten met dieren, vuurwerk, Tatoeages, piercings, open vuur, kanon-, showeffecten, carbid of kamerschieten of andere activiteiten.
25.Men gaat géén voertuigen parkeren langer dan 6 meter en/of hoger dan 2,40 meter.
26.Men gaat géén voorwerpen op de weg plaatsen.
27.Men gaat géén verkeersregelaars inzetten.
28.Men gaat géén vervoersmaatregelen nemen.
Verkorte uitvraag: vervallen vragen
Als er sprake is van een verkorte uitvraag dan stelt de EvenementAssistent de volgende vragen NIET:
1.Verwacht u onder de bezoekers van uw evenement "Buurtfeest" (veel) mensen die beperkt mobiel of visueel/auditief gehandicapt zijn?
2.Verwacht u dat (een deel van) het publiek drugs gebruikt tijdens uw evenement "Buurtfeest"?
3.Wat is de samenstelling van het publiek tijdens uw evenement "Buurtfeest"? (verdeling man/vrouw)
4.Wat zijn de belangrijkste leeftijdscategorieën van het publiek tijdens het evenement?
5.Wilt u promotie maken voor uw evenement "Buurtfeest"? (en alle 7 vervolgvragen rond promotie)
6.Geeft u omwonenden en nabijgelegen bedrijven vooraf informatie over uw evenement "Buurtfeest"?
7.Organiseert u uw evenement "Buurtfeest" voor de eerste keer?
8.Hanteert u huisregels voor uw evenement "Buurtfeest"?
9.Organiseert u ook flankerende evenementen (side events) tijdens uw evenement "Buurtfeest"?
10.Welke ervaring heeft de organisator met het organiseren van evenementen?
11.Welke relevante ervaring heeft het personeel dat de organisator inhuurt via intermediairs?
12.Welke relevante ervaring hebben de vrijwilligers die de organisator inzet?
13.Welke relevante ervaring heeft het personeel van (onder)aannemers aan wie de organisator werk uitbesteedt?
Verkorte uitvraag instellingen
U kunt de volgende vier aspecten van de Verkorte Uitvraag aanpassen:
Aspect |
Toelichting |
Maximaal aantal aanwezigen |
Als het aantal aanwezigen minder of gelijk is aan deze opgave dan kan er sprake zijn van een verkorte uitvraag. |
Maximale oppervlakte objecten |
Als men tenten, podia etc plaatst die qua oppervlakte kleiner of gelijk zijn dan hier opgegeven dan kan er sprake zijn van een verkorte uitvraag. |
Begin- en eindtijden |
Als het evenement qua openingstijden voor het publiek binnen deze tijden valt kan er sprake zijn van een verkorte uitvraag. |
Begin- en eindtijden muziek |
Als het evenement qua muziektijden binnen deze tijden valt dan kan er sprake zijn van een verkorte uitvraag. |
Verkorte uitvraag configuratie aanpassen
Zo past u de configuratie voor de verkorte uitvraag aan:
Stap |
Handeling |
1 |
Ga in het Dossier naar menu Beheer en dan Ons Beleid. |
2 |
Klik op tabblad Verkorte Uitvraag. |
3 |
Voer het maximaal aantal aanwezigen voor een korte uitvraag in |
4 |
Voer de maximale oppervlakte in van een object waarbinnen een korte uitvraag nog mogelijk is. |
5 |
U kunt nu per dag de begin- en eindtijden van zowel de aanwezigheid van het publiek als de muziek invoeren. Het gaat om een periode van 24 uur. Als de eindtijd lager is dan de begintijd, gaat de EvenementAssistent ervan uit dat het evenement (of de muziek) na middernacht door mag gaan. Als er bijvoorbeeld bij zaterdag een begintijd van 09:00 en een eindtijd van 01:00 dan mag het evenement met verkorte uitvraag doorgaan tot 1 uur ’s zondagmorgen.
Zijn de muziektijden gelijk aan de publiekstijden of kent uw gemeente geen afwijkende tijden voor muziek, klik dan op de knop
|
6 |
Klik op Bewaren |
Uw gemeente kan vijf extra vragen in de Regelhulp opnemen. Dit zijn open vragen die de Regelhulp altijd stelt (behalve bij een vooraankondiging).
De evenementenmaker moet elke extra vraag beantwoorden dus is het van belang dat de extra vragen voor elk soort evenement relevant (kunnen) zijn.
Zo past u de extra vragen aan:
Stap |
Handeling |
1 |
Ga in het Dossier naar menu Beheer en dan Ons Beleid. |
2 |
Klik op tabblad Extra vragen. |
3 |
Wijzig tot maximaal vijf vragen. |
4 |
Klik op Bewaren |
Tip! Als een vraag leeg is, stelt de Regelhulp die vraag ook niet aan de evenementenmaker.
Voorbeeld:
Een aantal vragen in de EvenementAssistent is optioneel. Standaard vraagt de Regelhulp deze maar als dat voor uw gemeente niet nodig is, kunt u de vragen uitschakelen.
Zo schakelt u de optionele vragen uit of aan:
Stap |
Handeling |
1 |
Ga in het Dossier naar menu Beheer en dan Ons Beleid. |
2 |
Klik op tabblad Optionele vragen. |
3 |
Zoek in de lijst met vragen de vraag die u wel/niet gesteld wilt hebben. |
4 |
Klik op de wijzigknop |
5 |
Kruis de optie “Vraag Stellen” naar keuze wel/niet aan. |
6 |
Klik op de bewaarknop |
7 |
Klik op Bewaren |
Zo past u de overige instellingen aan :
Stap |
Handeling |
1 |
Ga in het Dossier naar menu Beheer en dan Ons Beleid. |
2 |
Klik op tabblad Overig. |
3 |
Wijzig de Instellingen. |
4 |
Klik op Bewaren |
Toelichting
Momenteel gelden de volgende extra instellingen:
Instelling |
Effect |
Schoonmaak door gemeente |
Als u dit aanvinkt dan komt de gemeente als mogelijke schoonmaker in beeld bij de volgende vraag in de Regelhulp: Wie maakt de locatie en de omgeving daarvan schoon en wanneer gebeurt dat?
In de toelichting op deze optie staat vermeld dat de evenementenmaker hier wel voor moet betalen.
|
