Veel gemeenten hanteren voor hun vaste evenementlocaties regels voor het aantal keer per jaar dat een evenement op een locatie mag plaatsvinden. De EvenementAssistent bevat een optionele module Bezettingenbeheer die de bezetting per locatie bijhoudt en controleert of aan de regels is voldaan. Hoe dit werkt bespreken we hier.
Extra kosten
De module Bezettingenbeheer is niet een regulier onderdeel van de EvenementAssistent. U kunt een abonnement op deze module tegen extra kosten afnemen bij Decos Sales. Neem contact op voor een offerte.
Regels
In de module Bezettingenbeheer kunt u per evenemententerrein één of meer van de volgende regels opnemen:
Regel |
Toelichting |
Maximaal aantal per jaar |
Absoluut aantal keren in een kalenderjaar dat evenement op deze locatie kan plaatsvinden ongeacht andere voorwaarden. |
Maximaal publiek per evenement |
Als aantal bij een evenement meer is dan dit aantal, geeft de Regelhulp aan dat de aanvraag niet mogelijk is. |
Maximaal aantal dagen geluidsnorm B* |
Als het totaal aantal dagen van alle evenementen met de geluidsnorm op dit terrein groter is, dan meldt de Regelhulp dat de locatie is volgeboekt. Men kan dan een andere locatie kiezen of het evenement in een volgend jaar gaan organiseren. |
Maximaal aantal dagen geluidsnorm C* |
|
Maximaal aantal dagen geluidsnorm D* |
|
Maximaal aantal ochtenden met geluid |
Geldt voor geluid vanaf norm B.
|
Maximaal aantal middagen met geluid |
|
Maximaal aantal avonden met geluid |
|
Weekend rust |
Tussen twee evenementen moet minimaal een weekend (van vrijdagavond t/m zondagavond) géén evenement zitten. |
* De geluidsnormen kunt u zelf instellen. Zie Configuratie van uw beleid
Regels invoeren
Zo voert u de regels voor uw bezettingenbeheer in:
Stap |
Handeling |
1 |
Ga in het Dossier in het menu links naar “Beheer” en dan de optie “Onze Evenementlocatie”. |
2 |
Klik in de lijst op de vaste evenementlocatie waaraan u regels voor de bezettingen wilt toevoegen.
NB. Zie voor het toevoegen van evenementlocaties “Configuratie vaste evenementlocaties” |
3 |
Voer de regels in. Als u een regel de waarde 0 geeft, dan hanteert de EvenementAssistent deze regel niet.
|
4 |
Klik op Bewaren |
Bezettingen bekijken
Van elk van uw evenementlocaties houdt de EvenementAssistent de bezettingen bij. U kunt deze als volgt bekijken:
Stap |
Handeling |
1 |
Ga in het Dossier in het menu links naar “Beheer” en dan de optie “Onze Evenementlocatie”. |
2 |
Klik in de lijst op de vaste evenementlocatie waarvan u de bezettingen wilt bekijken. |
3 |
Onderin ziet u de lijst met bezettingen.
|
Bezettingen beheren
De EvenementAssistent verwerkt de bezettingen automatisch zodra er een aanvraag binnenkomt. In sommige gevallen is het nodig om de bezettingen te beheren. Bijvoorbeeld als er een dubbele aanvraag is gedaan of wanneer een vooraankondiging niet is omgezet naar een vergunningaanvraag. Het is dan mogelijk om de bezettingen aan te passen of te verwijderen. Dit doet u als volgt:
Stap |
Handeling |
1 |
Ga in het Dossier in het menu links naar “Beheer” en dan de optie “Onze Evenementlocatie” (of "Onze Geluidscontouren" als u die extra module heeft) |
2 |
Klik in de lijst op de vaste evenementlocaties (of geluidscontouren) waarvan u de bezettingen wilt bekijken. |
3 |
Klik op de bezetting die u wilt wijzigen |
4 |
In het detailvenster kunt u de normen aanpassen (maar niet locatie, het evenement of de datum) of de bezetting definitief verwijderen.
NB U kunt ook tijdelijk de normen aanpassen (zie hieronder bij Opmerkingen) |
5 |
Klik op OK |
Let op! Als de evenementenmaker de aanvraag opnieuw indient, dan past de EvenementAssistent de bezetting weer aan conform de aanvraag. Uw wijzigingen gaan dan verloren.
Opmerkingen
Belangrijk bij het werken met de module Bezettingenbeheer zijn de volgende opmerkingen:
Onderwerp |
Toelichting |
Wanneer bezetting? |
Van een bezetting van een vaste evenementlocatie is sprake als de aangegeven locatie van een evenement ook maar enige overlap heeft met dit deze vaste locatie. De EvenementAssistent hanteert daarbij momenteel een nauwkeurigheid van 1dm2. |
Toch toestaan |
Als u om speciale redenen een extra bezetting boven de norm toch wilt toestaan kunt u tijdelijk de norm voor dat terrein verhogen. Nadat de aanvraag is ingediend, kunt u de norm weer terugzetten. |