In dit hoofdstuk geven we belangrijke achtergrondinformatie over de EvenementAssistent en een paar tips om de belangrijkste aspecten van de EvenementAssistent snel te leren kennen.
Regelhulp: aanvraag-op-maat
In de Regelhulp van de EvenementAssistent is erg veel kennis over evenementen opgenomen. Daardoor kan deze een bijna uitputtende inventarisatie van een voorgenomen evenement maken. In totaal zijn er ruim 230 vragen, 50 mededelingen en ruim 2200 beslisregels opgenomen. Met deze beslisregels zorgt de Regelhulp ervoor dat men voor een eenvoudig buurtfeest maar een paar vragen hoeft te beantwoorden, terwijl bij een groot meerdaags evenement de evenementenmaker meer vragen voorgeschoteld krijgt.
Zo ontstaat voor elk soort evenement een aanvraag-op-maat.
De Regelhulp neemt, op basis van de gegeven antwoorden de volgende besluiten:
Besluit |
Toelichting |
Verkorte uitvraag |
Bij een eenvoudig buurtfeest kan er sprake zijn van een verkort uitvraag. Zie Configuratie van uw beleid |
Vergunningplichtig |
Is er sprake van een melding of een vergunning? Zie “Risicoscan” |
Bevoegd gezag |
Op basis van op een kaart aangegeven locatie(s) of route(s) bepaalt de Regelhulp welke gemeenten en eventueel provincies of wegbeheerders het bevoegde gezag voor (onderdelen van) het evenement zijn. Deze krijgen allemaal automatisch de aanvraag binnen. Voor evenementen in gebouwen is de postcode van het gebouw bepalend voor het vaststellen van het bevoegd gezag. |
Onderdelen vergunning aanvraag |
Welke van de 8 onderdelen van de integrale evenementenvergunning relevant zijn voor het evenement. |
Bijlagen |
Welke van de 11 bijlagen nodig zijn voor dit evenement. |
Dossier: Organisatie centraal
In het Dossier van de EvenementAssistent staat de organisatie (van de evenementenmaker, de gemeente, de adviesdiensten) centraal. Het is steeds de organisatie die een aanvraag doet en de organisatie die een bericht maakt voor een andere betrokken organisatie. U kunt dus géén berichten maken voor een persoon, alléén voor een organisatie. Binnen elke organisatie kan men een onbeperkt aantal gebruikers aanmaken die allen namens deze organisatie mogen handelen.
Van alle nieuwe berichten en statuswijzigingen in de EvenementAssistent, stuurt deze een notificatie e-mail naar de betrokken organisatie. Dit e-mailbericht komt dus binnen bij het centrale e-mailadres en NIET bij uw persoonlijke e-mailadres. Zie voor meer informatie: Notificaties per e-mail
Dossier: verzamelen info
Het Dossier is bedoeld als een verzamelplaats van alle relevante informatie over een evenement. Het Dossier is NIET opgezet als een afhandelsysteem met een strakke work-flow. Het bevat ook GEEN termijnbewaking of andere hulpmiddelen voor het interne beoordelingsproces van de gemeente en adviesdiensten.
Wel zijn een paar basale proceskenmerken van evenementen opgenomen zoals Status, Risicoklasse en Behandelaar, zodat u evenementen kunt filteren en groeperen. Zie “ Evenement aanpassen”
De EvenementAssistent leren kennen
Doorloop de volgende stappen om de belangrijkste aspecten van de EvenementAssistent te leren kennen:
Stap |
Handeling |
1 |
Doorloop de EvenementAssistent als evenementenmaker (zie hierna). |
2 |
Login als gemeente en verwerk de aanvraag (zie hierna). |
3 |
Optioneel: log in als adviesdienst en geef een advies (zie hierna). |
4 |
Optioneel: herhaal de stappen 1 t/m 3 geheel of gedeeltelijk voor meer inzage in het uitwisselingsproces (zie hierna). |
Gebruiken als Evenementenmaker
Het is als gemeente van belang om de "voorkant" (Regelhulp) goed te leren kennen. Daarmee kunt u zien wat er in de EvenementAssistent allemaal is opgenomen en op welke vragen u antwoorden kunt verwachten.
Zie de Handleiding voor Evenementenmakers voor alle te doorlopen stappen.
Tips:
1.Doorloop de Regelhulp als (pseudo)evenementenmaker. Ga naar EvenementAssistent Regelhulp en vul een mogelijk evenement in uw gemeente in. Zo leert u de werking en de vraagstelling kennen. Let op! Gebruik bij het maken van een account als evenementenmaker NIET uw normale e-mailadres van de gemeente: daarmee moet u later inloggen als gemeente. Kies een alias of een privé e-mailadres.
2.Dien de aanvraag daadwerkelijk in bij uw eigen gemeente. (U kunt deze later als gemeente de status “Vervallen” geven.)
3.Bekijk goed wat de evenementenmaker met de aanvraag kan doen:
a.Wijzigen (zolang vergunning niet verleend is of u de aanvraag heeft geblokkeerd (Zie Evenement aanpassen )
b.Kopiëren
c.Intrekken
d.Verder invullen (zolang nog niet ingediend)
4.Stuur een testbericht naar uw gemeente.
Gebruiken als gemeente
Zo doorloopt u als gemeente de basisstappen bij het verwerken van een nieuwe aanvraag:
Stap |
Handeling |
||||||||||
1 |
Meld u aan bij EvenementAssistent Dossier met het account dat u via een e-mail van de EvenementAssistent-heeft ontvangen. |
||||||||||
2 |
Zoek in de lijst met evenementen het (test)evenement dat u wilt bekijken. Klik ergens in de rij van dat evenement. |
||||||||||
3 |
Klik op het tabblad “Aanvraag”. |
||||||||||
4 |
Wijzig de Risicoklasse en geef hierbij een verantwoording in het Logboek. |
||||||||||
5 |
Wijzig de Status. |
||||||||||
6 |
Klik op Bewaren |
||||||||||
7 |
Bekijk in uw e-mailprogramma dat u als evenementenmaker (zoals hiervoor gebruikt bij doorlopen Regelhulp) een e-mail heeft gekregen dat de status van uw Evenement is gewijzigd. |
||||||||||
8 |
Stuur als gemeente een test-bericht naar de evenementenmaker:
|
||||||||||
9 |
Bekijk in uw e-mailprogramma dat u als evenementenmaker een e-mail heeft gekregen met de mededeling dat er een nieuw bericht voor het evenement in de EvenementAssistent beschikbaar is. |
||||||||||
10 |
Bekijk naar keuze de andere onderdelen. |
||||||||||
11 |
Meldt u af door rechtsboven op link “Afmelden” te klikken. |
Gebruiken als adviseur
Door de EvenementAssistent als adviseur te doorlopen, kunt u ervaren wat een medewerker van een adviesdienst als politie, brandweer, GHOR en Veiligheidsregio ervaart. De functionaliteit voor de adviesdiensten is beperkt: zij kunnen alleen berichten sturen naar de gemeente(n) of andere adviesdiensten.
Deze stap kunt u alleen doorlopen als uw gemeente een lokale (test‑)adviesdienst heeft aangemaakt waarmee u kunt inloggen. Zie “Configuratie adviesdiensten” voor meer informatie.
Zie de Handleiding voor Adviesdiensten voor de te doorlopen stappen om als adviesdienst van de EvenementAssistent gebruik te maken.
Inzicht in de communicatie
Door nu wisselend in te loggen als evenementenmaker, gemeente of adviesdienst en berichten te sturen of, als gemeente, de Status te wijzigen, kunt u ervaren hoe de communicatie binnen de EvenementAssistent verloopt.