Berichten en bestanden toevoegen

<< Klik voor de inhoudsopgave >>

Navigatie  Werken met de EvenementAssistent >

Berichten en bestanden toevoegen

Een belangrijk onderdeel van het EvenementAssistent Dossier is de mogelijkheid om met alle betrokkenen berichten en bestanden te delen. Hier beschrijven we hoe dit gaat.

Gescheiden communicatie

In de EvenementAssistent is de communicatie tussen de gemeente en de evenementenmaker losgekoppeld van de communicatie tussen de gemeente en de adviesdiensten. Alle berichten die de gemeente exclusief naar een adviesdienst stuurt en alle berichten die een adviesdienst naar een gemeente stuurt, zijn NIET leesbaar voor de evenementenmaker.

Een adviesdienst ziet wel alle berichten die de gemeente naar de evenementenmaker heeft gestuurd maar kan niet zelf rechtstreeks een bericht naar de evenementenmaker sturen.

Bestand hoort bij bericht

U kunt niet direct bestanden aan een dossier van een evenement toevoegen. Dit verloopt altijd via een bericht. In het bericht kunt aangeven waarover het bestand gaat en eventuele andere bijzonderheden. Vervolgens koppelt u het bestand aan het bericht. U kunt ook meerdere bestanden aan één bericht koppelen.

Bericht naar organisatie

Berichten hebben als ontvanger altijd de organisatie die u kiest. U stuurt dus niet een bericht aan een persoon. Meerdere medewerkers van de ontvangende organisatie, kunnen op het bericht reageren.

Berichten en bestanden toevoegen

Zo stuurt u een bericht naar de evenementenmaker, een adviesdienst of andere betrokken bevoegde gezagen.

Stap

Handeling

1

Open het detailscherm van het Evenement waar u een bericht/bestand wilt toevoegen.

2

Klik onderin het scherm bij de tabs Berichten/Bestanden op “Nieuw bericht”.

 

bericht_voorbeeld

 

3

Kies uit de lijst met mogelijke ontvangers één of meer organisaties.

U kunt kiezen uit:

De organisator.

De gekoppelde adviesdiensten.

Eventuele andere betrokken bevoegde gezagen.

4

Geef het bericht een herkenbare titel.

5

Voer de tekst van uw bericht in.

6

Als u een bestand wilt toevoegen:

a.Klik op tab Bestanden.

b.Klik “Nieuw”.

c.Klik op “Bladeren” om het bestand op uw computer op te zoeken en te uploaden.

d.Vul de Titel van het bestand in.

e.Kies het Soort bestand uit de lijst (zie hierna).

f.Klik op “OK”.

7

Klik op “OK”.

 

Het Dossier voegt het bericht toe aan de lijst met berichten en stuurt een notificatie e-mail hierover naar ontvangende organisaties. Zie ook “Notificaties”.

Soorten bestanden

Momenteel hanteren we onderstaande lijst met soorten bestanden. In de tabel staat ook aangegeven wie dergelijke bestanden mag toevoegen aan een bericht.

Soort

Evenementmaker

Bevoegd Gezag

Adviesdienst

Aanvullende informatie (of verzoek daartoe)

Aanwijsbesluit verkeersregelaars

 

 

Actielijst

Advies

 

 

Afwijzing

 

 

Bebordings- en bewegwijzeringsplan

 

Beschikking

 

 

Certificaat

Communicatie of promotiedocument

Constructie-informatie

Contactgegevens Eerste Hulpverleners

 

Contactgegevens evenementenverkeersregelaars

 

Controle/Handhavingrapport

 

Document tbv alcoholverkoop

 

Draaiboek

 

E-mail(s) en brieven

 

 

Evaluatierapport

Geluidsnormen

Inzetplan van de Eerste Hulpverlening (EHBO)

 

MuziekProgramma

 

Opdrachten werkzaamheden Gemeente

 

Overig

Plattegrond of Situatieschets

 

Podiuminformatie

 

Risico inschatting

 

Route

 

Tentgegevens

 

Testbestand

 

 

Veiligheidsplan

 

Vergunning

 

 

Verkeersplan

 

Verklaring(en)

Zienswijze document

 

 

 

NB  De EvenementAssistent Regelhulp genereert ook zelf bestanden zoals de aanvraag. Hiervan ligt het soortbestand automatisch vast: Aanvraag.

Bestanden beheren

Om een bestand aan een evenement te koppelen moet u eerst een bericht maken. Hiermee kunt een het bestand ( of meerdere) toelichten. Om het gebruik van de bestanden gemakkelijk te maken, houdt de EvenementAssistent ook een lijst bij met alle bestanden uit alle berichten. Deze ziet u onder het tabblad Bestanden bij elk evenement.

Het gebeurt regelmatig dat een bestand een nieuwe versie krijgt. Bijvoorbeeld omdat een evenementenmaker een herziene aanvraag indient of dat nieuwe versies van bijlagen binnen komen. De EvenementAssistent houdt dat meestal automatisch bij en geeft bij het vervangen van een bestand het nieuwe bestand de status Actueel en haalt dit bij het oude bestand weg.

U kunt ook zelf aangeven of een bestand wel/niet actueel is. De gemeente kan dat bij alle bestanden. Evenementenmakers en Adviesdiensten alleen met de door hen ingediende bestanden.

Bestanden op Actueel of Vervallen zetten

Zo zet u een bestand op Actueel of Vervallen

Stap

Handeling

1

Selecteer in de lijst met bestanden het bestand (of bestanden) waarvan u de status wilt wijzigen door het aankruisvakje in de eerste kolom aan te vinken.

Tip: Ziet u het aankruisvakje in de 1e kolom niet: klik dan op "Herstel scherm" in de knoppenbalk.

2

Klik vervolgens op één van de knoppen Actueel of Vervallen.

 

Bestanden_ActueelVervallen