Hier geven we aan hoe u adviesdiensten kunt koppelen of toevoegen aan uw EvenementAssistent, de toegang regelen voor deze adviesdiensten en aangeven wanneer de EvenementAssistent automatisch een adviesverzoek moet versturen.
Regionale en lokale adviesdiensten
Belangrijke adviesdiensten als politie, brandweer, GHOR en de Veiligheidsregio zijn vaak gemeente-overstijgend. Om het voor deze adviesdiensten mogelijk te maken om alle evenementenvergunningsaanvragen in hun hele werkgebied te kunnen bekijken en zo nodig van advies te voorzien, moeten zij elk één account hebben. Daarom is het van belang dat gemeente-overstijgende adviesdiensten in onderling overleg éénmaal in de EvenementAssistent worden opgenomen en vervolgens gekoppeld aan alle gemeenten in hun werkgebied.
Voor de adviesdiensten op gemeentelijk niveau zoals gemeentelijke diensten als openbare werken, geldt dit niet en kan de gemeente zelf adviesdiensten toevoegen.
Toegang en advies
Als u adviesdiensten koppelt of nieuwe toevoegt, is het van belang om vooraf twee belangrijke kenmerken vast te stellen:
Aspect |
Toelichting |
Toegang |
Tot welk categorie evenementen wilt u de adviesdienst toegang geven? U kunt kiezen uit één of meer risicoklassen. Dus van vooraankondiging, melding tot type C. Aanbevolen is om de (standaard) adviesdiensten toegang te geven tot alle evenementen. Een adviesdienst kan nooit een aanvraag wijzigen maar wel berichten maken voor de gemeente of andere adviesdiensten. |
Adviesverzoek |
De EvenementAssistent kan zorgen voor een automatische adviesaanvraag bij de adviesdiensten. U kunt per adviesdienst aangeven bij welke risicoklasse u advies wilt en op welk moment de EvenementAssistent dit verzoek moet maken. Dit laatste geeft u aan door een afhandelstatus te kiezen, bijvoorbeeld “In behandeling”. Zodra een evenement van de aangegeven risicoklasse deze status krijgt, maakt de EvenementAssistent automatisch het adviesverzoek aan. Dit komt als een Bericht bij het dossier en de adviesdienst ontvangt op het centrale e-mailadres een notificatie-e-mail. |
Adviesdienst toevoegen
Het toevoegen van een adviesdienst betekent dat u deze koppelt aan de lijst met “Onze adviesdiensten”. Deze lijst kunt u gebruiken om vanuit Evenementen (al dan niet automatisch) advies te vragen aan deze diensten. Zo voegt u een adviesdienst toe:
Stap |
Handeling |
||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 |
Ga in het Dossier naar menu Beheer en optie Alle adviesdiensten. |
||||||||||
2 |
Zoek in de lijst met adviesdiensten of de adviesdienst die u wilt toevoegen aan uw eigen lijst hier tussen staat. Deze lijst is standaard gefilterd op uw Veiligheidsregio maar u kunt bovenaan ook heel Nederland kiezen. |
||||||||||
3 |
|
||||||||||
4 |
Vul de gegevens van de nieuwe adviesdienst in:
Bijzonderheden:
|
||||||||||
5 |
Klik op OK |
NB. De opgegeven contactpersoon ontvangt van de EvenementAssistent automatisch een e-mail met daarin ook het wachtwoord om in te loggen in de EvenementAssistent.
Onze adviesdiensten aanpassen
Zodra een adviesdienst is gemaakt, is het beheer van de gegevens en contactpersonen in handen van die adviesdienst. U kunt deze gegevens dus niet meer aanpassen. Wel kunt u van de aan uw gemeente gekoppelde adviesdiensten de toegang en het automatisch advies configureren.
Dit doet u als volgt:
Stap |
Handeling |
|---|---|
1 |
Ga in het Dossier naar menu Beheer optie Onze adviesdiensten |
2 |
Klik in de rij van de te wijzigen adviesdienst |
3 |
Om de toegangsrechten te wijzigen klikt u ergens in het invoervak Toegang bij. Kruis de risicoklassen aan waarvan de adviesdienst de evenementen mag inzien. |
4 |
Om het soort evenementen te wijzigen waarvoor u een automatisch advies wil laten versturen: klik ergens in het invoervak Advies bij en kruis de risicoklasse aan waarbij u van de adviesdienst altijd een advies wil. |
5 |
Om het moment van de adviesaanvraag te bepalen, kunt u de optie “Advies als status is” aanpassen. Klik hiervoor ergens in het invoervak en kies de status. Als een evenement deze status krijgt, maakt de EvenementAssistent een adviesverzoek voor de betreffende adviesdienst.
Tip. Als u vrijwel altijd bij een risicoklasse advies vraagt, kies dan de status “In behandeling”. Vraagt u incidenteel advies dan kunt u de status “Advies gevraagd” kiezen. Deze evenementstatus kent u dan alleen aan een evenement toe als u expliciet advies wilt vragen. Anders slaat u deze status over. |
6 |
Klik op Bewaren |
Adviesdienst verwijderen
U kunt als volgt een adviesdienst uit de lijst “Onze adviesdiensten” verwijderen. Daarmee is de adviesdienst nog wel actief binnen de EvenementAssistent maar heeft deze geen toegang meer tot de evenementen in uw gemeente.
Stap |
Handeling |
1 |
Ga in het Dossier naar menu Beheer optie Onze adviesdiensten |
2 |
Selecteer de te wijzigen adviesdienst door het aankruisvak vooraan in de regel van die adviesdienst aan te vinken. U kunt ook meerdere adviesdiensten verwijderen door meerdere aan te vinken. |
3 |
Klik bovenin op de knop Verwijderen |
Handmatig advies
Uiteraard hoeft u de optie van het automatisch advies niet te gebruiken. Als u de opties “Advies bij” of “Advies als status is” leeg laat, maakt de EvenementAssistent nooit een automatisch adviesverzoek.
U kunt een adviesdienst wel handmatig om een advies over een evenement vragen. Hiervoor maakt u bij het betreffende evenement een bericht aan. Zie “Adviesdienst handmatig koppelen aan evenement”. De adviesdienst moet dan wel toegang hebben tot het evenement en aan het evenement gekoppeld zijn.
Let op! Alle adviesdiensten gelijkwaardig
Alle adviesdiensten zijn gelijkwaardig en alle berichten en documenten die adviesdiensten rond een evenement in de EvenementAssistent opnemen zijn voor alle andere adviesdiensten bij dat evenement ook zichtbaar (Nooit voor de evenementenmaker!).
Als u niet-overheidsinstanties toevoegt als adviesdienst dan kunnen zij ook alle adviezen van de andere adviesdiensten inzien. Dat kan bij bepaalde vertrouwelijke stukken niet gewenst zijn.