Werken met de EvenementAssistent > Werken met het Dossier voor adviesdiensten

Hier geven we aan hoe u als adviesdienst kunt werken met het Dossier.

Overzicht

De volgende hoofdtaken kunt u in het dossier uitvoeren:

Taak	Acties
Aanvragen en meldingen beheren	•Overzicht evenementen •Details evenement •Voortgang afhandeling aanvragen •Berichten en bestanden toevoegen aan een evenement
Berichten	•Overzicht van alle berichten over alle lopende evenementvergunningaanvragen.
Kalender	•Bekijken welke andere evenementen er zijn.
Organisatie & gebruikers beheren	•Gegevens van uw organisatie aanpassen •Gebruikers maken/aanpassen •Eigen gegevens wijzigen

Starten

Het Dossier kunt u vinden op https://eadossier.impactive.nl

U kunt inloggen met het wachtwoord dat u in de Regelhulp heeft gekregen. Zie “Starten EvenementAssistent” voor meer informatie.

Overzicht evenementen

Zodra u bent ingelogd in het Dossier, ziet u het scherm met al de evenementen waaraan u adviesdienst is gekoppeld.

Evenement_Overzicht_voorAdviesdienst

U kunt de kolommen sorteren door op de kolom te klikken. U kunt ook de kolommen verslepen, groepen of zoeken in uw evenementen. Ook kunt u kolommen onzichtbaar maken of toevoegen. Zie voor alle navigatie, filtering- en groepeeropties “Geavanceerde navigatie in het evenementenoverzicht”

Klik op een willekeurige plek in een rij in de tabel om de details van dat evenement te bekijken.

Detail evenement

In het detailscherm ziet u de belangrijkste gegevens van uw evenement en de berichten en bestanden die daarbij horen:

evenement_detail_adviesdienst

Onderdeel	Toelichting
Evenement	Basisgegevens van evenement zoals ingediend door evenementenmaker.
Locaties	Detailinfo over de locatie(s) van het evenement en de opbouw-, afbouw en publiekstijden.
Aanvraag	Meta gegevens over het evenement zoals ingevoerd door de gemeente (Zie hierna).
Berichten	Alle berichten rond dit evenementen (Zie “Berichten en bestanden toevoegen”).
Bestanden	Alle bestanden van alle berichten rond dit evenement
Adviesdiensten	Lijst met adviesdiensten die bij het evenement betrokken zijn.

Tabblad: Aanvraag

Op het tabblad aanvraag kunt u de volgende gegevens lezen. Deze zijn ingevuld door de gemeente.

Aspect	Toelichting
Risicoklasse	De risico inschatting van het evenement
Status	De fase waarin de behandeling van de aanvraag zich bevindt.
Behandelaar	De behandelend medewerker van de gemeente.
Deadline	De uiterste datum van de vergunningverlening.
Historie	Overzicht van alle mutaties en toelichtingen in het bovenstaande door de gemeente.

Voorbeeld:

aanvraag_details_adviesdienst

Voortgang bekijken

Zo bekijkt u de voortgang van de aanvragen:

Stap

Handeling

Bekijk de status in de kolom Status van het Evenement.

De EvenementAssistent hanteert de volgende statussen:

Status	Wie mag status aanpassen
Bezig met aanvragen	Evenementenmaker
Ingediend	Evenementenmaker
Ontvangen	Gemeente
In behandeling	Gemeente
Wachten op bijlagen	Gemeente
Aanpassingen nodig...	Gemeente
Advies gevraagd	Gemeente
Openbare inzage	Gemeente
Vergunning verleend	Gemeente
Vergunning geweigerd	Gemeente
Ingetrokken	Evenementenmaker
Afgerond	Gemeente
Vervallen	Gemeente
Vooraankondiging	Gemeente
Melding	Gemeente

Notificaties

Bij elke wijziging door de gemeente van uw evenement krijgt u een notificatie e-mail. Hierin staat NIET de inhoud van wijziging maar wel een direct link naar het betreffende evenement.

Op deze notificatie e-mails kunt u NIET reageren. Alleen uw reactie in de EvenementAssistent zelf komt bij de gemeente terecht.