Standaard zijn de berichten en de bijbehorende bestanden tussen gemeenten (bevoegde gezagen) en adviesdiensten NIET zichtbaar voor de organisator van het evenement. In sommige gevallen is dit echter toch wenselijk. Dit kan nuttig zijn als:
•Een advies van een adviesdienst direct nuttig is voor de evenementenmaker.
•De gemeente in een vergunning verwijst naar het advies van politie, brandweer of GHOR.
•Het nuttig is als de evenementenmaker weet welke vragen de gemeente stelt aan de adviesdiensten.
Onderstaande tabel geeft aan wanneer een evenementenmaker een bericht (én bijbehorende bestanden) kan inzien:
Als... |
Inzage |
Afzender is Evenementenmaker (Organisator) |
Altijd |
Geadresseerde is Evenementenmaker |
Altijd |
Afzender is gemeente én gemeente heeft bericht goedgekeurd voor inzage |
Ja |
Afzender is gemeente én gemeente geeft géén goedkeuring voor inzage |
Nee |
Afzender is adviesdienst én adviesdienst staat inzage toe én gemeente staat inzage toe |
Ja |
Afzender is adviesdienst én adviesdienst staat inzage toe maar gemeente niet |
Mogelijk |
Afzender is adviesdienst én adviesdienst staat inzage NIET toe |
Nee |
Deze tabel geeft aan dat de gemeente beslist of een bericht ter inzage van een evenementenmaker komt, behalve als een bericht van een adviesdienst inzage niet toestaat.
NB. De evenementenmaker krijgt géén notificatie e-mail als de inzage van een bericht is toegestaan en hij niet een geadresseerde is.
Herkennen inzage
U kunt de inzage door evenementenmakers van een bericht of bestand snel herkennen door de achtergrondkleur:
Inzage status |
Kleur |
Toegestaan |
Licht groen |
Mogelijk toegestaan |
Licht blauw |
Niet toegestaan |
Wit |
Hoe inzage door evenementenmaker mogelijk maken?
Als u een bericht naar een gemeente of een andere adviesdienst stuurt, kunt u toestemming geven dat de evenementenmaker (organisator) van het betreffende evenement inzage krijgt in uw bericht én bijbehorende bestanden. Dit doet u door bij het maken van het bericht de optie "Inzage organisator toegestaan" aan te vinken:
NB U kunt bij uw persoonlijke instellingen aangeven of de optie "inzage organisator toestaan" voor alle nieuwe standaard aan of uit staat. De basisinstelling is "uit".
Let op! Door deze optie aan te vinken is het bericht en de bestanden nog niet direct beschikbaar voor de evenementenmaker. Hiervoor moet ook de gemeente nog aangeven dat inzage is toegestaan.
Tip! U kunt ook achteraf van een bericht de inzage toestaan. Klik hiervoor in de lijst met berichten in de kolom "Inzage" op de Nee link. De waarde wijzigt dan in "Mogelijk":
Hoe inzage van een bericht intrekken?
Zolang de gemeente nog geen toestemming tot inzage heeft verleend, kunt u de inzage intrekken door in de kolom "Inzage" bij het betreffende bericht op de link "Mogelijk" te klikken. Deze wijzigt dan in "Nee".
Heeft de gemeente al toestemming tot inzage van uw bericht gegeven, dan kunt u deze niet meer direct intrekken. Hiervoor moet eerst de gemeente de inzage intrekken.
Is er geen link bij een bepaald bericht, dan is wijziging van de inzage niet mogelijk. Zie hiervoor Wanneer is inzage mogelijk.