Introductie > Achtergronden & Verantwoording

In dit hoofdstuk geven we belangrijke achtergrondinformatie over de EvenementAssistent en een paar tips om de belangrijkste aspecten van de EvenementAssistent snel te leren kennen.

Regelhulp: aanvraag-op-maat

In de Regelhulp van de EvenementAssistent is erg veel kennis over evenementen opgenomen. Daardoor kan deze een bijna uitputtende inventarisatie van een voorgenomen evenement maken. In totaal zijn er ruim 230 vragen, 50 mededelingen en ruim 2200 beslisregels opgenomen. Met deze beslisregels zorgt de Regelhulp ervoor dat men voor een eenvoudig buurtfeest maar een paar vragen hoeft te beantwoorden, terwijl bij een groot meerdaags evenement de evenementenmaker meer vragen voorgeschoteld krijgt.

Zo ontstaat voor elk soort evenement een aanvraag-op-maat.

Regelhulp: besluiten

De Regelhulp neemt, op basis van de gegeven antwoorden de volgende besluiten:

Besluit	Toelichting
Verkorte uitvraag	Bij een eenvoudig buurtfeest kan er sprake zijn van een verkort uitvraag.
Vergunningplichtig	Is er sprake van een melding of een vergunning? Zie “Risicoscan”
Bevoegd gezag	Op basis van op een kaart aangegeven locatie(s) of route(s) bepaalt de Regelhulp welke gemeenten en eventueel provincies of wegbeheerders het bevoegde gezag voor (onderdelen van) het evenement zijn. Deze krijgen allemaal automatisch de aanvraag binnen. Voor evenementen in gebouwen is de postcode van het gebouw bepalend voor het vaststellen van het bevoegd gezag.
Onderdelen vergunning aanvraag	Welke van de 8 onderdelen van de integrale evenementenvergunning relevant zijn voor het evenement.
Bijlagen	Welke van de 11 bijlagen nodig zijn voor dit evenement.

Dossier: Organisatie centraal

In het Dossier van de EvenementAssistent staat de organisatie (van de evenementenmaker, de gemeente, de adviesdiensten) centraal. Het is steeds de organisatie die een aanvraag doet en de organisatie die een bericht maakt voor een andere betrokken organisatie. U kunt dus géén berichten maken voor een persoon, alléén voor een organisatie. Binnen elke organisatie kan men een onbeperkt aantal gebruikers aanmaken die allen namens deze organisatie mogen handelen.

Van alle nieuwe berichten en statuswijzigingen in de EvenementAssistent, stuurt deze een notificatie e-mail naar de betrokken organisatie. Dit e-mailbericht komt dus binnen bij het centrale e-mailadres en NIET bij uw persoonlijke e-mailadres. Zie voor meer informatie: Notificaties per e-mail

Dossier: verzamelen info

Het Dossier is bedoeld als een verzamelplaats van alle relevante informatie over een evenement. Het Dossier is NIET opgezet als een afhandelsysteem met een strakke work-flow. Het bevat ook GEEN termijnbewaking of andere hulpmiddelen voor het interne beoordelingsproces van de gemeente en adviesdiensten.

De EvenementAssistent leren kennen

Het is als adviesdienst nuttig om de "voorkant" (Regelhulp) goed te leren kennen. Daarmee kunt u zien wat er in de EvenementAssistent allemaal is opgenomen en op welke vragen u antwoorden kunt verwachten.

Zie de Handleiding voor Evenementenmakers voor alle te doorlopen stappen.

Tip:

Doorloop de Regelhulp op EvenementAssistent Regelhulp als (pseudo)evenementenmaker. Ga naar en vul een mogelijk evenement in. Zo leert u de werking en de vraagstelling kennen. Let op! Gebruik bij het maken van een account als evenementenmaker NIET uw normale e-mailadres van uw organisatie: daarmee moet u later inloggen als adviseur! Kies een alias of een privé e-mailadres.

Testen samen met de gemeente

Voor een compleet inzicht in de werking van de EvenementAssistent is het aan te bevelen om samen met een aangesloten gemeente in uw regio een paar testrondes te doorlopen vanuit het perspectief van alle soorten betrokkenen: evenementenmaker, gemeente en adviesdienst.