|
<< Klik voor de inhoudsopgave >> Navigatie Introductie > Kennismaking |
Hieronder geven we een korte schets van wat de EvenementAssistent is en welke doelen zij beoogt te bereiken.
Wat is de EvenementAssistent?
De EvenementAssistent is een intelligente website waarmee evenementenmakers, gemeenten en hulp- of adviesdiensten (politie, brandweer, GHOR) gezamenlijk alle gegevens rond een integrale evenementenvergunning (of melding) verzamelen en bespreken: aanvragen, kaarten, bijlagen, berichten etc.
Voordelen voor evenementenmakers
De belangrijkste voordelen van de EvenementAssistent voor evenementenmakers zijn:
Voordeel |
Toelichting |
Hergebruik aanvragen |
Met de EvenementAssistent is een vergunningaanvraag bij elke gemeente gelijk. Met kopiëren en aanpassen kunt u hetzelfde evenement in een paar minuten bij verschillende gemeenten indienen of jaarlijks de aanvraag van vorig jaar aanpassen. |
Eenvoudiger |
De EvenementAssistent stelt alleen vragen die van toepassing zijn voor het specifieke evenement. Een klein eenvoudig evenement heeft weinig vragen. Een groter complex evenement heeft er uiteraard meer. |
Snellere communicatie |
Doordat de EvenementAssistent al bij de aanvraag (Regelhulp) heel veel details uitvraagt, is voor alle betrokkenen veel eerder helder wat er precies gaat gebeuren. Daardoor zijn veel besprekingen niet meer nodig of verlopen ze efficiënter: iedereen is vooraf van alle details op de hoogte. |
Eenduidigheid |
De vraagstelling is steeds gelijk, dan weet men waar men aan toe is en waar welk antwoord moet staan. |
Alles op één plek |
Alle documenten en correspondentie over het evenement staan op één plek op het web. Daardoor hebben alle betrokkenen toegang overal waar internet beschikbaar is. |
Checklist |
Vooral voor niet-professionele evenementenmakers kan de EvenementAssistent ook fungeren als een praktische checklist: heeft men aan alle aspecten van het evenement gedacht? |
Werking
De EvenementAssistent is gemaakt voor alle betrokkenen bij een evenement: de evenementenmaker, de gemeente (en eventuele andere overheden) en de Adviesdiensten politie, brandweer, GHOR en eventuele andere organisaties of afdelingen.
Globaal werkt dit als volgt:
Fase |
Beschrijving |
1 |
Via de “Regelhulp” voert een evenementenmaker een aanvraag in. |
2 |
De aanvraag komt in het “Dossier” te staan. |
3 |
De evenementenmaker kan op elk moment inloggen in het “Dossier” en daar: •De voortgang van de vergunningsprocedure zien. •Een aanvullend bericht naar de gemeente sturen. •Een (nagekomen) bijlage toevoegen. •Een eerdere gepauzeerde aanvraag vervolgen. •Een eerdere aanvraag wijzigen of kopiëren. •Een aanvraag intrekken. |
4 |
De gemeente ziet de aanvraag binnenkomen (via een notificatie e-mail of koppeling met zaaksysteem) en kan: •De status van de aanvraag aanpassen. •De aanvraag en bijlagen bekijken. •De evenementenmaker een bericht sturen. •Aan de adviesdiensten een advies vragen over het evenement. •De vergunning (en andere documenten) uploaden in het Dossier. |
5 |
De adviesdiensten kunnen, nadat de gemeente hen toegang heeft gegeven tot het Evenement: •De gemeente of andere adviesdiensten een bericht sturen. •Een document bijvoegen.
NB adviesdiensten en evenementenmakers kunnen niet rechtstreeks berichten naar elkaar sturen. Hier zit altijd de gemeente tussen. De adviesdiensten zien de berichten en documenten van evenementenmakers aan de gemeente wel maar andersom niet, tenzij de adviesdienst dit expliciet heeft toegestaan. |
Onderdelen
De hoofdonderdelen van de EvenementAssistent zijn:
Onderdeel |
Functie |
Regelhulp |
Intelligent online kennissysteem met: •Locatiebepaling met kaartmateriaal. •Uitputtende uitvraag maar nooit meer vragen dan nodig. •Uploaden bijlagen. •Indienen melding of vergunningaanvraag. |
Dossier |
Centraal verzamelpunt van alle documenten en onderlinge berichten van alle betrokkenen bij een evenement. |
Evenementenkalender |
Compleet overzicht van alle evenementen die voldoen aan de opgegeven criteria zoals datum, locatie, soort evenement etc. |
Een complete sessie van de Regelhulp van de EvenementAssistent heeft één van de volgende drie resultaten:
Resultaat |
Toelichting |
Melding |
Melden van een eenvoudig evenement. |
Vergunning aanvraag |
Integrale aanvraag voor een evenementenvergunning met daarin: 1.Evenementenvergunning. 2.Ontheffing Drank- en Horecawet. 3.Gebruiksmelding brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen 4.Vergunning Kansspelen. 5.Ontheffing plaatsen objecten of parkeren grote voertuigen op de openbare weg. 6.Ontheffing gebruik van de openbare weg. 7.Ontheffing voor houden van een wedstrijd op de openbare weg. 8.Verklaring van geen bezwaar tegen een wedstrijd op de openbare weg.
NB. De Regelhulp bepaalt automatisch welke van de onderdelen voor een evenement van toepassing zijn. |
Vooraankondiging |
Een vergunningaanvraag aankondigen en een locatie reserveren. |
De Regelhulp stelt ook vast welke bijlagen nodig zijn voor een specifiek evenement.
De lijst met alle mogelijke bijlagen is:
1.Draaiboek van alle dagen, inclusief opbouwen en afbouwen.
2.Informatie over de tent(en)
3.Contactgegevens leidinggevenden alcoholverkoop + Verklaringen Sociale Hygiëne.
4.(Muziek)programma (van alle dagen).
5.Inzetplan van de Eerste Hulpverlening.
6.Contactgegevens Eerste Hulpverleners.
7.Contactgegevens evenementenverkeersregelaars voor aanstellingsbesluit.
8.Bebordings- en bewegwijzeringsplan.
9.Verkeersplan.
10.Veiligheidsplan.
11.Situatietekening(en) (plattegrond) van de evenementlocatie(s) met alle activiteiten.